---
title: 2.1 Preliminarz
description: "No dobra, znasz już swoją odpowiedzialność i wiesz jaki jest ogólny zarys obowiązków... Przejdźmy więc do tematu co musisz zrobić przed wyjazdem. ## 1. Preliminarz - wizja budżetu Preliminarz to podstawowy dokument dzięki któremu możesz wstępnie zaplanować wpływy i wydatki.…"
url: "https://lubelskie.zhr.pl/lubwiki/rozliczenia-oboz-2/2-przed-wyjazdem/"
updated: "2025-03-23"
category: Rozliczenia obozowe / 2. Przed obozem
tags:
  - Preliminarz
---

# 2.1 Preliminarz

No dobra, znasz już swoją odpowiedzialność i wiesz jaki jest ogólny zarys obowiązków... Przejdźmy więc do tematu co musisz zrobić przed wyjazdem.

## 1. Preliminarz - wizja budżetu

Preliminarz to podstawowy dokument dzięki któremu możesz wstępnie zaplanować wpływy i wydatki. Najprościej będzie go uzupełnić w excel'u.
Na początek weźmy na warsztat część górną preliminarza: 

[![](https://lubelskie.zhr.pl/wp-content/uploads/2025/03/Preliminarz-1.png)](https://lubelskie.zhr.pl/wp-content/uploads/2025/03/Preliminarz-1.png)

 

- Liczba osób uczestniczących w obozie jest to liczba wszystkich osób razem z kadrą
  - Kadra – kierownik, wychowawcy, kucharz, pielęgniarka
  - Komenda – komendant programowy, oboźny, metodyczni, kwatermistrz
- Liczba osobodni = liczba dni * liczba osób
- Przeciętna stawka osobodnia = razem wpływy/liczba osobodni
- Przeciętna stawka żywieniowa - **Minimum 30 zł** - planowany koszt jedzenia na jedną osobę

Myślę, że na ten temat nie ma co się rozpisywać... Wszystko chyba powinno być jasne.
Idźmy dalej bo tu będzie trochę trudniej

[![](https://lubelskie.zhr.pl/wp-content/uploads/2025/03/Preliminarz-2.png)](https://lubelskie.zhr.pl/wp-content/uploads/2025/03/Preliminarz-2.png)

## SALDO WYJAZDU ZAWSZE MUSI BYĆ RÓWNE = 0,- zł

Planowane wydatki muszą pokrywać się z rzeczywistością, nie wolno wpisywać kwot z głowy. 
Najprościej działać na formułach, np. jeśli materiały programowe przewidują 60 zł na osobę to zastosujemy formułę excel **[=B4*60]** -> 4800zł gdzie B4 to komórka poświęcona liczbie osób uczestniczących. W moim przypadku formuła przewiduje jeszcze 425 zł na zakup materiałów biurowych więc wygląda następująco **[=B4*60+425]** => 5225,00 zł

Czas na kategorie wydatków:
**Wyposażenie** – zakup, którego cena za sztukę wynosi więcej niż 1000 zł i użytkowany powyżej roku

**Usługi** – wywóz śmieci, toitoi, transport sprzętu, zaopatrzenie w wodę

**Wynagrodzenia** – wypłata dla kucharza, kierownika, wychowawców, ratownika

**Koszty ubezpieczenia** – gdybyście opłacali ubezpieczenia dla członka kadry lub np. samochodu

 

I teraz kluczowy moment - Skarbnik Zarządu Okręgu który będzie sprawdzał Twój preliminarz będzie sprawdzał czy wszystko się zgadza w wyliczeniach, czy nie ma jakiś nierównych wydatków. Dlatego ważne jest wpisywanie realnych kwot ponieważ jeśli w trakcie wyjazdu wydasz o 1000 zł za dużo na materiały, może się okazać, że brakuje Ci na opłatę transportu. 

### Moja rada:

Wiedząc, że na transport musisz odłożyć np. 2575zł wyciągnij sobie tą kwotę z bankomatu i odłóż w osobną, specjalnie opisaną kopertę. Jeśli będziesz płacić gotówką, po prostu przekażesz kopertę, jeśli będziesz płacić przelewem, wystarczy wpłacić kwotę z koperty z powrotem na konto. W ten sposób zabezpieczysz sobie odpowiednią kwotę na każdy wydatek pewny i nie wydasz ich bez świadomości.

 

## 2. Zatwierdzenie preliminarza

No dobra mamy wypełniony preliminarz i chcemy go zatwierdzić. Droga wygląda następująco:

1. Przygotowujesz preliminarz, uzupełniasz wszystkie konieczne dane.
2. Komendant wyjazdu sprawdza preliminarz i podpisuje go profilem zaufanym
3. Wysyłasz podpisany dokument na [skarbnik.lublin@zhr.pl](mailto:skarbnik.lublin@zhr.pl)
4. Ja go sprawdzam, wypełniam daty oddania rozliczenia, podpisuję i wysyłam z powrotem do Ciebie
5. Wrzucasz preliminarz na dysk akcji letniej/zimowej

Dobra, wiesz już co i jak w samym planie wydatków i wpływów, skoczmy jeszcze na chwilę do dolnej części preliminarza: 

 

[![](https://lubelskie.zhr.pl/wp-content/uploads/2025/03/Screenshot_16.png)](https://lubelskie.zhr.pl/wp-content/uploads/2025/03/Screenshot_16.png)

PAMIĘTAJ!
Trzeba wpisać SŁOWNIE wpływy i wydatki - np. Pięćdziesiąt cztery tysiące zł 00/100 gr
Oraz w dolnej części należy podać imię i nazwisko, serię dowodu osobistego oraz adres zamieszkania i telefon komendanta/komendantki wyjazdu. BEZ TEGO NIE UZYSKASZ PODPISU POD PRELIMINARZEM

## TERMINY ODDANIA ROZLICZENIA

Powstały w preliminarzu nowe dwie tabelki. W obu Skarbnik Zarządu Okręgu wpisze dwie daty. Jedna będzie uprawniała do uzyskania zwrotu kosztów pośrednich a druga nałoży obowiązek dopłaty kosztów pośrednich. O kosztach pośrednich będzie powiedziane w kolejnych sekcjach.

Schemat terminów wygląda następująco: 

- Pełne, bezbłędne rozliczenie oddane w terminie 31 dni od zakończenia wyjazdu - zwrot 2% kosztów pośrednich.
- Uzupełnienie drobnych braków (np. wyciąg bankowy) - 14 dni od oddania poprawnego rozliczenia.
- Oddanie rozliczenia po terminie 31 dni (lub 45 dni w przypadku poprawek) od dnia zakończenia wyjazdu - brak zwrotu kosztów pośrednich
- Ponownie 14 dni na DROBNE BRAKI 
- Oddanie rozliczenia po terminie 45 dni (lub 62 dni w przypadku poprawek) od dnia zakończenia wyjazdu - obowiązek dopłaty kosztów pośrednich.
- Oddanie rozliczenia po upływie 62 dni od zakończenia wyjazdu - Nałożenie zakazu pełnienia roli komendanta i kwatermistrza na osoby odpowiedzialne.

### DODATKOWE 14 DNI NA ROZLICZENIE MOŻESZ UZYSKAĆ TYLKO JEŚLI ODDASZ ROZLICZENIE BEZ POWAŻNYCH BŁĘDÓW. 

Elementami brakującymi mogą być:

- Brak wyciągu bankowego
- Brak czerwonych numerków
- Brak jednej-dwóch faktur które zostaną wystawione w terminie kilku dni - **to nie może wynikać z waszej winy**

Jeżeli potrzebujesz dodatkowego czasu na rozliczenie i nie wynika to z Twojego zaniedbania, napisz maila na [skarbnik.lublin@zhr.pl](mailto:skarbnik.lublin@zhr.pl) i daj nam znać, rozpatrzymy problem i dodamy Ci czasu.

 

Otrzymałeś podpisany preliminarz? Gratulacje! Jesteś o krok bliżej do spełnienia swoich obowiązków!

Czuwaj!
Skarbnik Zarządu Okręgu Lubelskiego