Słowem wstępu …
Pamiętaj, że przygotowując rozliczenie jednostki, rozliczasz się z wydatkowania pieniędzy należących do Związku Harcerstwa Rzeczypospolitej. Twoje rozliczenie może zostać skontrolowane nie tylko przez Komisję Rewizyjną Związku czy Okręgu, ale również przez rodziców Twoich harcerzy. W związku z tym rozliczenie powinno zostać sporządzone w sposób rzetelny i zgodny z prawdą. Na słowie harcerza polegaj jak na Zawiszy!

Zanim zaczniesz przygotowywać rozliczenie, zbierz wszystkie dokumenty finansowe, które gromadziłeś od 1 stycznia 2020 roku. Wśród tych dokumentów powinny znaleźć się wypisane KP za składki członkowskie od Twoich harcerzy, faktury, potwierdzenie wpłat np. na poczcie/ w banku. Dodatkowo przygotuj sobie pieczątkę i czerwony długopis. Do dzieła!

❖ SKŁADKI CZŁONKOWSKIE
Według instrukcji zbierania składek, składki członkowskie zbieramy od każdego członka naszej jednostki. Miesięczna składka za jedną osobę wynosi 14 zł.

Do okręgu odprowadzamy składki członkowskie wedle następującej rozpiski:
⦁ drużyny harcerskiej na poziomie 16 osób, drużyny harcerskiej próbnej na poziomie 13 osób,
⦁ drużyny wędrowniczej na poziomie 8 osób, drużyny wędrowniczej próbnej 5 osób,
⦁ gromady zuchowej na poziomie 12 osób, gromady zuchowej próbnej na poziomie 9 osób.

Zgodnie z powyższą rozpiską, za tyle osób dana jednostka powinna odprowadzać wpływów ze składek członkowskich do Okręgu. Pozostałe wpłaty pozostają w kasie jednostki i powinny zostać przeznaczone na cele statutowe i rozliczone.

Przykład: W naszej jednostce 1 LDH „Sosna” jest 30 harcerek. Wypisujemy KP dla 30 osób, ale składki do Okręgu płacimy za 16 harcerek. Wpływy ze składek członkowskich za pozostałe 14 osób pozostają w naszej jednostce.

KP wypisujemy w trzech kopiach. Pierwsza z nich trafia do osoby, która wpłaciła nam pieniądze. Drugą kopię oddajemy w rozliczeniu do Okręgu, a trzecia kopia pozostaje w bloczku. Bloczek po zapełnieniu wszystkich kartek powinien również trafić do Okręgu.

Pamiętaj, że na odwrocie KP powinna znaleźć się pieczątka Twojej jednostki.

Jeśli KP wypisane z tą samą datą, można sporządzić zestawienie kwitów KP.

Jak zapłacić składki?

Składki członkowskie możemy zapłacić na przykład przelewem pocztowym w najbliższej placówce Poczty Polskiej. Aby to zrobić, należy wypisać blankiet dowodu wpłaty według następującego wzoru:

Opłatę za przekaz pocztowy (w tym przypadku 3,50 zł) należy wpisać w ZiHeRze jako usługi!

Jak rozliczyć akcję zarobkową?

Aby rozliczyć akcję (oczywiście zgłoszoną wcześniej za pomocą ankiety na stronie okręgu) należy wypisać kp według poniższego wzoru:

Wbrew pozorom wpływy z akcji zarobkowych nie wpisujemy do kolumny “akcje zarobkowe”, ale jako “darowizny”.

❖ JAK OPISAĆ FAKTURĘ?

Dane do faktury:

Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Lubelski

ul. Rynek 13, 20-111 Lublin

NIP: 946 24 79 993

❖ JAK ZAKSIĘGOWAĆ 1%?


1. Odbierz pieniądze od Pracownika Biura. Pamiętaj, że dowód wypłaty, który otrzymasz, będzie potrzebny Ci w dalszych etapach rozliczania.
2. Dodaj swój wpływ na platformie ZIHER.

Kliknij zapisz 🙂

3. Pieniądze możecie wydać tylko na cele statutowe. Nie możecie ich wydać na składki, ubezpieczenie i usługi. Ponadto pieniądze z 1% powinny zostać wydane w pierwszej kolejności, a nie chomikowane na następne lata.
KROK 3. Uzupełnij dane na podstawie faktury, którą pokryłeś ze środków z 1%. W opisie faktury musi znaleźć się dokładny podział wydatków. Jeśli są to materiały (tak jak we wskazanym przykładzie) i ich koszt wyniósł 300 zł, dowolną kwotę możesz pokryć ze środków z 1% – może to być całość kwoty, albo jak w poniższym przykładzie tylko jej cześć np. 200 zł.
NA KONIEC:

Zebrane dokumenty należy ułożyć chronologiczne i ponumerować zgodnie z kolejnością w książce finansowej. Numeracji dokonujemy w prawym, górnym rogu dokumentu- czerwonym długopisem.

Pamiętaj, aby wydrukować, podbić pieczątką i podpisać książkę finansową, książkę bankową, książkę inwentarzową, sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z 1%!

Dodatkowo musisz oddać spis z natury (instrukcja w komunikacie listopadowym) oraz inwentaryzację kasy- dostępną na stronie Okręgu.