Biwakiem jest każde działanie jednostki organizacyjnej ZHR lub innej zorganizowanej grupy członków ZHR, obejmujące wspólny program, zakwaterowanie i wyżywienie w okresie nie krótszym niż 1 doba (minimum 24 godziny) i nie dłuższym niż 5 następujących po sobie nocy.
Biwaki w ciągu roku harcerskiego powinny być zgłaszane do Okręgu Lubelskiego ZHR w formularzu zgłaszania biwaków co najmniej na tydzień przed biwakiem.
Zgłoś biwak do ZO – formularz zgłaszania biwaków:
(Harcerki w arkuszu zamieszczają plan pracy lub przesyłają go w formie pliku drogą elektroniczną do zatwierdzenia przez hufcową)
W praktyce dla zgłaszającego – brak informacji zwrotnej od bezpośredniego przełożonego oraz / lub ZO w ciągu 4 dni oznacza brak uwag i możliwość wyjazdu. Jeżeli są uwagi – zgłaszający wyjaśnia je bezpośrednio drogą mailową z bezpośrednim przełożonym do wiadomości ZO.
Dostęp do arkuszy ze zgłoszeniami hufcowe oraz hufcowi otrzymają bezpośrednio od komendantów chorągwi.