Uzupełniona książka finansowa musi pojawić się na dysku akcji w przeciągu 30 dni od dnia zakończenia obozu. Czas na oddanie dokumentacji finansowej obozów odbywających się w lipcu upływa 31 sierpnia, natomiast obozów odbywających się w sierpniu upływa 30 września. Po oddaniu dokumentacji trafia ona w ręce księgowej. W przypadku wyznaczenia przez księgową poprawek, wypoczynek jest zobligowany w przeciągu 3 tygodni na oddanie poprawionej dokumentacji. W takim przypadku wypoczynek otrzymuje zwrot kosztów pośrednich bezpośrednio na jednostki. W sytuacji, gdy dokumentacja jest oddana z opóźnieniem maksymalnie dwutygodniowym wypoczynek nie może ubiegać się o zwrot kosztów pośrednich. W przypadku oddania rozliczenia z opóźnieniem od dwu do czterech tygodni wypoczynek ma obowiązek dopłacić 2% kosztów pośrednich. Większe opóźnienia skutkuję brakiem możliwości organizacji kolejnego wypoczynku.  

W dniu rozpoczęcia obozu na dysku musi znajdować się książka finansowa i bankowa uzupełniona o pozycje na których widnieje data sprzed wyjazdu np: zestawienie kwitów KP z wpłatami uczestników, faktury, wpłaty uczestników na konto bankowe.

KW otrzymane w związku z Akcją Letnią np. darowizna rodziców na cele statutowe ZHR musi zostać wpisane do ZIHERa jednostki w przeciągu miesiąca od daty rozliczenia wypoczynku.