Procedura zatwierdzania wypoczynku w okręgu jest prosta. Poszczególne kroki zostały przedstawione na poniższej grafice.

Rys. 1 Graficzne przedstawienie procedury zatwierdzania wyjazdu w Okręgu Lubelskim

Bardzo ważnym etapem każdej akcji jest nadawanie kolorów, przez Zarząd okręgu. Po weryfikacji w I i II terminie, możliwe jest otrzymanie jako akcja, jednego z trzech kolorów. W terminie I sprawdzania dokumentacji obozowej, obowiązują trzy kolory:

1. Zielony– dokumentacja akcji jest w pełni złożona na dysku, co skutkuje wnioskiem o wydanie zgody na wyjazd dla akcji.
2. Żółty– dokumentacja akcji jest niepełna, jednak zostały złożone min. dokumenty obowiązkowo wymagane w I terminie. Akcja ma 2 tygodnie na uzupełnienie braków.
3. Czerwony– nie zostały złożone/zostały złożone niepełne dokumenty obowiązkowo wymagane w I terminie. Wyjazd należy odwołać.

W przypadku II terminu, obowiązuje tylko kolor zielony lub czerwony. Należy wziąć to pod uwagę przy przygotowywaniu dokumentacji obozowej. 

Po otrzymaniu koloru zielonego w I bądź II terminie zatwierdzania wyjazdów, akcja dostaje oficjalną zgodę na wyjazd, wysłaną drogą mailową do komendanta.