Wyjątkowo istotną kwestią jest bieżące pilnowanie i uzupełnianie dokumentacji finansowej. Nie tylko ze względu na możliwość wizyty komisji rewizyjnej, która sprawdza nawet sposób przechowywania gotówki i karty, ale również ze względów, że dostarcza ona istotnych informacji jak wyglądają finanse wyjazdu i czy możecie sobie pozwolić na wyjazd do „Maka” czy nie.

1. Książki – Finansowa i bankowa

Obecnie książka finansowa w większości przypadków pójdzie w odstawkę. Nie będzie potrzebna ze względu na Lubelskie Bezgotówkowe, dlatego pominę jej temat. Powróci ona jednak na moment, później przy okazji wypłat i wpłat w bankomatach.

Obie książki wyglądają niemal tak samo jeśli nie identycznie.

 

 

 

Po lewej stronie znajdziemy wpływy, po prawej wydatki, wszystko z podziałem na kategorie. Na dole sumy wszystkich kolumn z danej kategorii. Działanie jest bardzo proste, gdy pojawia się operacja, wprowadzamy ją po odpowiedniej stronie, lewej lub prawej. Spójrzmy na przykłady:

Wprowadziłem sobie dwie operacje: wpływ pod numerem 1, oraz wydatek pod numerem 2. Jedyną formą zbierania pieniędzy od rodziców i uczestników jest SKŁADKA PROGRAMOWA!!! Nie można zbierać opłat, wpłat, zapłat i innych „-płat” jedynie SKŁADKI PROGRAMOWE. 

Takie operacje wprowadzamy w tabelce „Wpłaty uczestników”. Jeśli mamy jakąś dotację, wprowadzimy ją w tabelce „Dotacje” a jeśli bierzemy kasę gromady, drużyny którą przekazujemy na wyjazd to wprowadzimy ją w „Środki własne”. I w ten sposób mamy zakończoną sekcję wpływów. Przejdźmy do wydatków. 

Kategoria wydatku będzie zależna RODZAJU WYDATKU

I tak kategoriami będą:  WYPOSARZENIE, MATERIAŁY, WYŻYWIENIE, USŁUGI, WYNAJEM TERENU, TRANSPORT RAZEM oraz dodatkowo, czasem spotykane WYNAGRODZENIA oraz UBEZPIECZENIA.

• WYPOSARZENIE – to sprzęt o wartości powyżej 1500 zł oraz okresie użytkowania wyższym niż rok.
• MATERIAŁY – to wszystko co się zużywa w trakcie wyjazdu – np. MATERIAŁY BIUROWE to będzie ryza papieru XERO, a MATERIAŁY PROGRAMOWE to będą na przykład „szpraje” zakupione do malowania symboli na sztandarach wykorzystanych podczas gry.
• WYŻYWIENIE – to wszystko co zostało wykorzystane jako posiłek oraz do przygotowania posiłku. Nie łyżka drewniana nie będzie wyżywieniem, no chyba, że ktoś ją zje… NIE NIE WOLNO ZJADAĆ DREWNIANYCH ŁYŻEK! To będą materiały – dokładniej ŚRODKI HIGIENY I CZYSTOŚCI
• USŁUGI – to będzie np. wydruk plakatu który powiesimy nad bramą obozową. Usługami będą też dostawy kurierskie ujęte w fakturze.
• WYNAJEM TERENU – Chyba nie trzeba tłumaczyć 😉
• TRANSPORT RAZEM – to TYLKO I WYŁĄCZNIE transport uczestników na miejsce wyjazdu. Transportem nie będzie przewóz sprzętu z/na miejsce wyjazdu, to będzie USŁUGA! 
• WYNAGRODZENIA – Np. pensja dla kucharza, ratownika medycznego.
• UBEZPIECZENIA – Np. ubezpieczenie za wynajęty samochód.
  
  

Dobra, po krótce wiemy jakie są kategorie wydatków. Pochylmy się nad KB i sekcją wydatków właśnie:

2. Wydatki – jak je ująć w KB?

O tyle o ile z większością raczej nie będzie problemu, ze względu na to, że mają swoje sekcje, tak z materiałami pojawia się drobny problem gdyż mamy podkategorie… BIUROWE, DYDAKTYCZNE PROGRAMOWE, ŚRODKI HIGIENY I CZYSTOŚCI, INNE.

• BIUROWE – to wszystko co przyda się do prowadzenia dokumentacji: Papier do drukarki, tusz do drukarki, długopisy, segregator na dokumenty, koszulki na dokumenty i tym podobne materiały.
• DYDAKTYCZNE PROGRAMOWE, w skrócie PROGRAMOWE – to wszystko co zostanie albo zostało wykorzystane do realizacji programu. Materiały do majsterki, farby i kredki, wspomniane „szpraje” oraz inne podobne. Materiały wykorzystane do realizacji programu (nawet jednej gry) = MATERIAŁY PROGRAMOWE
• ŚRODKI HIGIENY I CZYSTOŚCI – rękawiczki, siatka sklepowa, worki na śmieci, płyny do mycia naczyń, mopy, szczotki…
• INNE – nie określone wyżej materiały których nie można sklasyfikować do powyższych kategorii. Praktycznie nie wykorzystywane, jednak czasem się coś pojawi.

W ten sposób w tabelkę wpisujemy kwotę wydatku w określoną kategorię, a formuła zliczy nam sumę i wstawi w kolumnę „materiały razem”