Następnym ważnym elementem procesu zatwierdzenia wypoczynku jest złożenie poprawnie wypełnionej i podpisanej dokumentacji akcji. 

Co składa się na poprawność zatwierdzenie dokumentacji?

• Każdy plik musi być wypełniony w odpowiednim miejscu (zgodna data, miejsce wypoczynku, informacje dodatkowe)
• Pliki wymagające podpisu, powinny być podpisane za pomocą podpisu elektronicznego (jak to zrobić przeczytasz w punkcie 3 instrukcji)
• Wgranie plików musi być wykonane w założonym terminie, ustalonym w harmonogramie akcji.

Jak już zostało wspomniane, w okręgu obowiązują dwa terminy zatwierdzania dokumentacji:

• Termin I –  termin w którym bezwzględnie wymagane jest złożenie min. części dokumentacji (“plików obowiązkowych”) oraz opłacenie składek instruktorskich kadry biorącej udział w wyjeździe.
• Termin II – termin przewidziany dla akcji, które uzyskały kolor żółty (czyli złożyły niepełna ale poprawną dokumentację na dysku, w tym “obowiązkowo wymagane” pliki) i dostały dodatkowe 2 tygodnie na przesłanie poprawek.

Ważne! Niedotrzymanie terminu II skutkuje otrzymaniem koloru czerwonego, co wiąże się z koniecznością odwołania wyjazdu.

W związku z obowiązującymi dwoma terminami, pojawia się zasadnicze pytanie: “Co wymagane jest min. w pierwszym terminie zatwierdzania wyjazdu?” W poniższej tabeli została przedstawiona lista dokumentów które należy złożyć na dysku, aby otrzymać kolor zielony i zgodę na wyjazd. W kolumnie obok pliku zostało zaznaczone odpowiednio co wymagane jest w którym terminie minimalnie i w jakiej formie.

Tab. 1 Wymagania do składania dokumentacji akcji, w związku z dwoma terminami zatwierdzeń. (Tabela dostępna również pod tym linkiem: Arkusz- Zasady AL/AZ)

Ważne! Terminowość złożenia poprawnie wypełnionej dokumentacji skutkuje zielonym kolorem i wnioskiem o wydanie zgody na wyjazd.