Na zatwierdzenie pierwszego folderu składają się dwa pliki:

• „Książka zimowiskowa”/”książka obozowa” (do wyboru dla zimowisk w stałym miejscu lub wędrownych, to samo dotyczy akcji letniej)
• Regulamin wypoczynku

Należy uzupełnić w odpowiedni sposób oba pliki i wgrać na dysk, aby ostatecznie zatwierdzić tą część wyjazdu. Pojawia się jednak pytanie czym są te pliki i jak je poprawnie uzupełnić? 

Książka zimowiskowa

Książka zimowiskowa to plik który jest zbiorem podstawowych informacji o wyjeździe w jednym miejscu. Jest to inaczej książka pracy wyjazdu, zarówno od strony organizacyjnej, jak i programowej. Książka ma być z jednej strony zbiorem informacji przed wyjazdem, jak i miejscem na przydatne pliki w trakcie wyjazdu. Składają się na nią:

1. Lista kadry
2. Lista uczestników
3. Informacja dotycząca wyjazdu oraz powrotu uczestników
4. Informacja o lokalizacji miejsca wraz ze wskazówkami dojazdu
5. Informacja o zabezpieczeniu obozu
6. Jadłospis
7. Ramowy plan dnia
8. Planowany program wypoczynku
9. Spis leków i alergii 
10. Ewidencja liczby uczestników
11. Procedura w przypadku wypadku
12. Procedura w przypadku ewakuacji obozu
13. Protokół próbnej ewakuacji
14. Protokół powypadkowy
15. Książka kontroli obozu
16. Oświadczenie komendanta

Numery od 1-6 oraz 16 będą sprawdzane podczas zatwierdzania wypoczynku. Numery od 9-15, mają stanowić część pomocniczą w trakcie wyjazdu z której komendanci mogą skorzystać i nie muszą szukać części informacji lub plików w razie potrzeby w innych miejscach. Po krótce przejdziemy teraz przez każdy z tych punktów.

1.Lista kadry

W pierwszej kolejności należy uzupełnić w pliku tzw. „Listę kadry”. Tabele należy uzupełnić o dane członków kadry, listę wraz ze skanami ich uprawnień. Lista według wzoru powinna zawierać kolejno: Imię i Nazwisko, nazwę podejmowanej się funkcji na akcji, informację o uprawnieniach (numer uprawnienia, na jaką funkcję, przez kogo zostało wydane oraz kiedy).

Przypominamy, że uzupełnioną listę kadry należy złożyć bezwzględnie w I terminie zatwierdzania. Wyjątkiem nie uzupełnienia wszystkich uprawnień, jest tylko i wyłącznie fakt, czekania na swoje uprawniania w związku z braniem udziału w kursach państwowych, które odbywają się w czerwcu. Taką uwagę należy zgłosić i zapisać w miejscu na informację o uprawnieniach przy odpowiedniej osobie (na liście kadry).

2. Lista uczestników

Kolejnym krokiem jest uzupełnienie pliku z listą uczestników na wyjeździe. Lista uczestników powinna być uzupełniona w tabeli, uwzględniając następujący podział:

• Dzieci poniżej 10 roku życia ( i w wieku 10 lat)
• Dzieci powyżej 10 roku życia
• Osoby powyżej 18 roku życia

Imiona i nazwiska wraz informacjami takimi jak: adres zamieszkania, pesel, drużynę, wychowawcę oraz dodatkowe uwagi (termin pobytu dziecka jeśli krótszy, alergie, przewlekłe choroby), należy wprowadzić do tabeli w pliku Lista uczestników.

Pamiętaj! Na jednego wychowawcę przypada max. 20 osób powyżej 10 roku życia. Jeżeli grupa jest mieszana lub składa się tylko z grupy dzieci poniżej i w 10 roku życia, na jednego wychowawcę przypada już tylko 15 osób.

Przypominamy, że uzupełnienie tabeli uczestników w formie wypisanych min. informacji o uczestnikach (Imię i Nazwisko, drużyna, wychowawca) wymagane jest w I terminie zatwierdzania. W II terminie wymagane jest uzupełnienie brakujących informacji w tabeli.

3. Informacja dotycząca wyjazdu oraz powrotu uczestników

W przypadku każdego typu wyjazdu, należy przygotować informację dotyczącą wyjazdu i powrotu z wypoczynku. Informacja według przygotowanego wzoru, dostępnego w pliku, powinna zawierać dane o godzinach wyjazdu, formie transportu, planowanej trasie.

Pamiętaj! W przypadku transportu uczestników obozu/kolonii autokarem lub busem należy w trakcie planowania godziny wyjazdu uwzględnić kontrolę stanu technicznego, uprawnień oraz trzeźwości kierowcy, przeprowadzone przez właściwy Wydział Ruchu Drogowego Policji. Kierownik wypoczynku jest zobowiązany do wcześniejszego zawiadomienia właściwego WRD Policji o planowanym wyjeździe i doprowadzenia do przeprowadzenia ww. kontroli przed wyjazdem!

Przypominamy, że w przypadku części „Informacja dotycząca wyjazdu i powrotu”, należy bezwzględnie uzupełnić plik, max. do II terminu zatwierdzania.

4. Informacja o lokalizacji miejsca wraz ze wskazówkami dojazdu

Plik z informacją o lokalizacji miejsca, należy uzupełnić według udostępnionego wzoru w książce. W pliku powinny znaleźć się następujące informacje:

• W przypadku obozu wędrownego, należy podać wszystkie wasze miejsca noclegowe. Dla każdego z miejsc należy uzupełnić informację (nazwa, adres, wskazówki dojazdu). Tabelę można skopiować poniżej i wszystkie lokalizacje umieścić pod sobą.

Przypominamy, że w przypadku pliku „Informacja o lokalizacji miejsca”, należy bezwzględnie w]uzupełnić tą część książki zimowiskowej, max. do II terminu zatwierdzania.

5. Informacja o zabezpieczeniu obozu

W celu zabezpieczenia obozu należy powiadomić odpowiednie służby o odbywającym się obozie / kolonii oraz zaopatrzyć się w wiedzę, gdzie szukać pomocy. Z pomocą w celu zebrania tych informacji w jednym miejscu, przychodzi właśnie ta część książki.

Gdzie szukać informacji? Oto parę wskazówek:

• Lokalizację Podstawowej Opieki Zdrowotnej (lekarz rodzinny) najłatwiej uzyskać w czasie zwiadu na miejscu. Jest to po prostu najbliższa przychodnia.
• Lokalizację Nocnej i Świątecznej Opieki Zdrowotnej można uzyskać ze strony NFZ. Jest to przychodnia działająca wtedy, gdy POZ nie pracuje.
• Szpitalne Oddziały Ratunkowe (SOR) dla każdego z oddziałów znajdziecie na stronie oddziału wojewódzkiego NFZ – wejdźcie na www.nfz.gov.pl, zjedźcie na sam dół strony, wybierzcie oddział i tam poszukajcie. Możecie również skorzystać z map Google.
• Straż leśna/nadleśnictwo – z leśnikami-pracownikami nadleśnictwa łatwo skontaktować się w godzinach pracy biura (najczęściej w godz. 7-15). Kontakt znajduje się na stronie internetowej każdego nadleśnictwa.
• Komendy Miejskie/Powiatowe Policji można znaleźć na stronach Komend Wojewódzkich Policji.
• Komendy Powiatowe PSP można znaleźć na stronie rządowej.
• Dodatkowo bardzo pomocne są strony odpowiednich gmin i powiatów. To tam znajdziecie m.in. informacje o kontakcie z centrum zarządzania kryzysowego.

Powyższe działania są działaniem ochronny w razie zagrożenia. Mają zapobiec sytuacji, że jakaś służba nie jest w stanie odnaleźć obozu w sytuacji zagrożenia.

Pamiętajcie! Jeśli organizujecie obóz lub kolonię, to musicie powiadomić drogą mailową Komendę Powiatową/Miejską Policji oraz Placówkę Podstawowej Opieki Zdrowotnej (lekarz rodzinny) o waszym organizowanym wypoczynku. Wzory pism znajdziecie w plikach przydatnych  W przypadku obozów stacjonarnych należy powiadomić również Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej.

Przypominamy, że w przypadku części „Informacja o zabezpieczeniu”, należy bezwzględnie uzupełnić plik max. do II terminu zatwierdzania.

6. Jadłospis

Jadłospis powinien być przygotowany według wzoru dostępnego w tej części pliku. Plik uzupełniamy na wszystkie dni (łącznie z kwaterką w trakcie AL), z uwzględnieniem poszczególnych posiłków. 

Przypominamy, że w przypadku pliku „Jadłospis”, należy bezwzględnie uzupełnić tą część pliku max. do II terminu zatwierdzania.

7. Ramowy plan dnia

To tabela na uzupełnienie ustalonego przez Was planu dnia w zgrupowaniu. Jeśli macie ustalone godziny posiłków dla drużyn to można to tu rozpisać oraz bloki metodyczne w drużynach.

8. Planowany program wypoczynku

Przypominamy, że obowiązkiem komendanta przed wyjazdem jest zapoznanie się ze wszystkimi planami pracy. Komendant musi wiedzieć co się dzieje na obozie, ma prawo wnieść swoje zastrzeżenia, szczególnie w kontekście zapewnienia bezpieczeństwa uczestników.

Tabela która powstała w tym punkcie, ma być odpowiedzią na „orientację” w programie całego wyjazdu. Nie należy przyklejać tam całego planu, ale należy spisać tam hasłowo planowane aktywności drużyn i zwrócić szczególną uwagę na tematykę, miejsca ich występowania, specjalne aktywności, wyjścia w teren i inne potrzeby. Najważniejsze podczas obozów są wyjścia drużyn, jak chatki, wędrówki oraz inne wycieczki. To miejsce na spisanie tego przed wyjazdem. Tabela jest również odpowiedzią na pojawiające się kontrole podczas akcji, znacznie prościej rozmawiać o „programie wypoczynku” mając spisane to w jednym miejscu i tłumacząc działanie drużyn. Pamiętajcie aby przed wyjazdem plik uzupełnić 🙂

Plik uzupełniamy dla każdej jednostki według załączonego wzoru.

16. Oświadczenie komendanta

Kiedy dokument będzie już gotowy, a wszystkie punkty od 1-6 bezwzględnie w pełni uzupełnione do II terminu sprawdzania dysków, na końcu należy złożyć podpis elektroniczny. Plik należy podpisać na samym końcu, w wyznaczonym miejscu, na ostatniej stronie. Nie trzeba podpisywać każdej strony, wystarczy jeden podpis w wyznaczonym miejscu! Oświadczenie jest zobowiązaniem ochrony danych osobowych oraz potwierdzeniem złożonych danych w dokumencie.

Regulamin wypoczynku

Ważną częścią dokumentacji obozowej, o której wspominaliśmy m.in. przy okazji omawiania szczegółowo kart uczestnika, jest tzw. Regulamin akcji. Jako organizatorzy wyjazdu, macie obowiązek zapoznania rodziców/opiekunów prawnych oraz uczestników z obowiązującym ich regulaminem wyjazdu. 

Jak więc napisać regulamin? Z pomocą przychodzą Wam opublikowane wzory, w folderze nr 19 na waszym dysku akcji. W folderze znajdziecie pliki o nazwach:

• 19a – Regulamin uczestnictwa w kolonii
• 19b – Regulamin uczestnictwa w obozie stałym
• 19c – Regulamin uczestnictwa w obozie wędrownym
• 19d – Regulamin uczestnictwa w zimowisku

Wystarczy, że wybierzecie interesujący Was plik i zedytujecie odpowiedni wzór. Wszystko co jest podkreślone kolorem żółtym, należy do edycji. Regulamin możecie modyfikować, jeśli istnieje potrzeba to usuwać z niego podpunkty. Prosimy aby w pliku, ostatecznie został jeden plik w wersji pdf i word, który został przez Was zaakceptowany i przedstawiony rodzicom. Pozostałe pliki, możecie usunąć. Na samym końcu komendant musi złożyć podpis na regulaminie, który jest przez Was zatwierdzony.

Co znajduje się w regulaminie wyjazdu?

1. Informacje podstawowe o organizatorze
2. Informacje o miejscu i terminie wypoczynku.
3. Informacje o uczestnikach wyjazdu.
   • Zwróćcie uwagę, co jest wymogiem przyjęcia uczestnika na wyjazd. Uczestnik powinien być zakwalifikowany przez komendanta, a rodzic powinien przekazać podpisaną zgodę na przynależność do drużyny (jeżeli nadal się to nie wydarzyło w jednostce), przekazać organizatorowi kartę kwalifikacyjną uczestnika oraz wpłacić składkę programową na udział w obozie.
4. Informacje o wysokości składki programowej na obóz wraz z informacją o płatności i terminach obowiązujących rodziców.
   • Dodatkowo zawiera informacje, co w przypadku gdy uczestnik zrezygnuje. Zauważcie, że jest to podkreślone na żółto, co oznacza, że możecie modyfikować te punkty. 
5. Informacja o specyfice pracy metodą harcerską na wyjeździe.
6. Zasady obowiązujące uczestnika wyjazdu.
7. Informacje o zapewnionym zabezpieczeniu medycznym wyjazdu, w tym o planowanych próbnych ewakuacjach na wyjeździe.
8. Informacje o zakwaterowaniu i wyżywieniu uczestników. 
   • Zauważcie, że nawet w regulaminie, jest zapis, który mówi o pomocy kuchennej jaką są wachty. Niech nikt nie będzie zaskoczony, że to u nas funkcjonuje 
9. Informacje o obowiązkach rodziców/opiekunów prawnych względem organizatora.
   • Zwróćcie uwagę na obowiązki rodziców. Rodzice podpisując kartę uczestnika, potwierdzają znajomość regulaminu, który (tak samo jak zapis na karcie uczestnika) mówi, że obowiązkiem rodzica/opiekuna prawnego jest przekazanie organizatorowi wszelkich ważnych informacji m.in. w zakresie ograniczonych praw rodzicielskich. Pamiętajcie, że w związku z tym rodzice muszą Wam przekazać kopię orzeczenia sądu w tej sprawię.
10. Informacje dotyczące odbioru uczestnika z obozu
11. Postanowienia końcowe
12. Załączniki
    •  W załącznikach zostały wyszczególnione poszczególne regulaminy obowiązujące na obozie, oświadczenie do odbioru uczestnika z akcji i upoważnienie do odbioru uczestnika. Jak będziecie przesyłać drogą mailową regulamin do wszystkich rodziców, pamiętajcie, aby załączyć wymienione pliki. Jeśli np. nie obowiązuje u Was „regulamin kąpieli” bo nie macie kąpieliska na obozie, to możecie usunąć ten podpunkt. Wszystkie wzory załączników, znajdziecie w plikach przydatnych.

Sam regulamin, jest napisany w prosty i przystępny sposób dla rodziców. Nie powinny pojawiać się problemy z jego interpretacją. Zwróćcie uwagę na każdy z punktów. Pamiętajcie, że to tylko wzór, tak więc należy go zmodyfikować w odpowiednich miejscach. Jeśli wspólnie dojdziecie już do ostatecznej wersji regulaminu, pobierzcie go w wersji pdf i wgrajcie do folderu. Pozostałe niepotrzebne pliki, usuńcie.

Polecajka! Przygotowując się do spotkania z rodzicami, polecam zaplanować sobie punkty programu na podstawie regulaminu. Rodzice muszą być z nim zapoznani, a jego konstrukcja jest o tyle dobra, że można wykorzystać go jako plan omawianych treści na spotkaniu. Przechodząc po kolei po punktach, możecie dopowiedzieć to co istotne i w tym samym czasie płynnie przejść przez treść regulaminu.

Przypominamy, że w przypadku pliku „Regulamin akcji”, należy bezwzględnie wgrać poprawnie uzupełniony plik na dysk, max. do II terminu zatwierdzania.