Jeśli już Wiesz jak zadbać o poprawność oddanych plików, czas zastanowić się co masz tak naprawdę do złożenia z dokumentacji obozowej w okręgu. W pierwszej kolejności, przyjrzymy się zgłoszeniu do KO (kuratorium oświaty).
Na dysk akcji należy złożyć:
- „Zgłoszenie wypoczynku dzieci i młodzieży”,
- “Potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku dzieci i młodzieży kuratorowi oświaty”
- oraz załączniki do zgłoszenia takie jak opinia straży pożarnej (jeśli wymagana) czy zagospodarowanie terenu zgrupowania.
Aby zrobić zgłoszenie, należy wejść na stronę “Baza wypoczynku” (Link do strony), w prawym górnym rogu kliknąć przycisk “organizatorzy” i zalogować się do Bazy.
Ważne! Jeżeli nie posiadasz dostępu do strony, należy odezwać się do nas drogą mailową ([email protected]), z prośbą o udzielenie dostępu. Dostęp zostanie przyznany na Twojego maila w domenie zhr.pl.
Po zalogowaniu na stronę powinieneś widzieć panel organizatora z widoczną listą zgłoszonych wypoczynków oraz swoim profilem.
ZGŁOSZENIE do KO krok po kroku
Aby utworzyć swoje zgłoszenie, należy kliknąć przycisk “Utwórz zgłoszenie” oraz postępować według wyświetlanych instrukcji.
Krok 1
Pierwszą istotną informacją jest wybór typu organizowanego wyjazdu:
- zgłoszenie wypoczynku dzieci i młodzieży (min. 2 dniowy wyjazd z noclegiem na terenie kraju)
- zgłoszenie półkolonii (min. 2 dniowy wyjazd bez noclegu)
- zgłoszenie wypoczynku organizowanego za granicą
Ważne!
- Jeśli organizujesz wypoczynek w Polsce, ale masz w planach wycieczki jednodniowe za granicę (bez noclegu), to nadal należy wybrać opcję pierwszą „zgłoszenie wypoczynku dzieci i młodzieży”.
- Jeśli organizujesz obóz wędrowny, który będzie odbywał się zarówno na terenie Polski oraz za granicą, należy zrobić dwa oddzielne zgłoszenia na każdą z części wyjazdu.
Krok 2
Po wybraniu typu wyjazdu, wyświetli Ci się profil organizatora (czyli naszego Okręgu) z informacjami podstawowymi o nim. Jeśli dane są poprawne, kliknij „Dalej”.
Krok 3
W tym momencie zgłoszenia powinno wyświetlić Ci się okno takie jak na poniższym zdjęciu. Przejdźmy po kolei przez każdy wiersz.
Pierwsze pytanie jakie się pojawia to „Jaki jest cel organizacji?„. W naszym przypadku będzie to zawsze, bezwzględnie cel „Niezarobkowy”, co też należy zaznaczyć w pierwszym wierszu.
Kolejne pytanie „Jaka będzie to forma wypoczynku?„.
- Jeżeli organizujesz kolonię zuchową- zaznacz „kolonia”
- Jeżeli organizujesz wyjazd zimowy powyżej 5 dni- zaznacz „zimowisko”
- Jeżeli organizujesz obóz stały pod namiotami- zaznacz „obóz”
- Jeżeli organizujesz wyjazd do 5 dni- zaznacz „biwak„
- Jeżeli organizujesz wyjazd wędrowny- zaznacz „inne” i podaj w oknie formę „wyjazd wędrowny„
Ostatni etap to podanie „terminu wyjazdu”. Pamiętaj, że w przypadku obozu stałego, należy uwzględnić w zgłoszeniu również termin kwaterki.
Po uzupełnieniu okna, kliknij „Dalej„.
Krok 4
Następnie należy wybrać „obiekt zakwaterowania” podczas organizowanego wypoczynku.
Jeśli nie wiesz w jakim typie obiektu spędzacie wyjazd, spróbujcie odszukać w poniższej tabeli swój obiekt, a następnie wybierz odpowiedni obiekt w formularzu zgłoszenia.
Krok 5
Po wybraniu odpowiedniego obiektu, wyświetli Ci się formularz , który należy uzupełnić o dane. Każdy będzie wyglądał trochę inaczej, jednak zakres informacji jest dość podobny.
- W przypadku noclegu w obiekcie hotelarskim, obiekcie używany okazjonalnie do wypoczynku lub wypoczynku bez stałej infrastruktury, należy przygotować następuje informacje:
- Nazwa obiektu (jeśli obóz to np. Obóz stały pod namiotami)
- Adres i miejsce lokalizacji
- Warunki sanitarno- higieniczne w obiekcie/miejscu bez stałej infrastruktury (zaopatrzenie w wodę, liczba sanitariatów, umywalek, dodatkowe pomieszczenia, zaopatrzenie w środki czystości, opis sposobu żywienia)
- Informacja o sposobie zapewnienia dostępu do opieki medycznej
- Znajomość danych teleadresowych, godzin przyjęć oraz zakresu świadczeń opieki zdrowotnej- zawsze „tak„
- czy mamy podpisaną umowę z lekarzem, pielęgniarką, ratownikiem
- czy jest wydzielony gabinet lekarski
- czy jest wydzielona izolatka
- Sposób zabezpieczenia korzystania z obszarów wodnych (jeśli dotyczy)
- Sposób zabezpieczenia przebywania w górach oraz na zorganizowanych zajęciach narciarskich (jeśli dotyczy)
- W przypadku obozu wędrownego należy przygotować następuje informacje:
- Trasa wypoczynku (należy wskazać wszystkie miejsca noclegowe na trasie)
- Środki transportu
- Rodzaje i miejsca zakwaterowania na trasie (należy wskazać dni pobytu)
- Warunki sanitarnohigieniczne na trasie (zaopatrzenie w wodę, toaletę, składowanie odpadów, sposób żywienia)
- Informacja o sposobie zapewnienia dostępu do opieki medycznej
- Znajomość danych teleadresowych, godzin przyjęć oraz zakresu świadczeń opieki zdrowotnej- zawsze „tak„
- czy mamy podpisaną umowę z lekarzem, pielęgniarką, ratownikiem
- czy jest wydzielony gabinet lekarski
- czy jest wydzielona izolatka
- Sposób zabezpieczenia korzystania z obszarów wodnych (jeśli dotyczy)
- Sposób zabezpieczenia przebywania w górach oraz na zorganizowanych zajęciach narciarskich (jeśli dotyczy)
Na samym końcu formularza znajdują się odpowiednie miejsca na „załączniki”. W przypadku poszczególnych typów obiektów, wymagane są inne. W poniższej tabeli znajdziecie informacje o każdym z nich.
Po uzupełnieniu wszystkich informacji i wgraniu załączników, kliknij „Dalej„.
Krok 6
Następnym krokiem jest uzupełnienie informacji o liczbie uczestników, dodatkowych istotnych informacji o nich oraz miejsce na wklejenie ramowego programu wypoczynku.
„Ile uczestników bierze udział w wypoczynku?” Należy rozdzielić ich na dwie grupy:
- poniżej 10 roku życia (i w wieku 10 lat ) – wpisujemy liczbę uczestników, którzy w dniu rozpoczęcia wyjazdu mają co najwyżej 10 lat.
- powyżej 10 roku życia – wpisujemy liczbę uczestników pozostałych starszych uczestników
- w tym niepełnosprawnych lub przewlekle chorych – w przypadku obecności takich dzieci, należy wskazać ich konkretną liczbę w tym miejscu. (w tym przypadku chodzi o osoby które chorują na ciężkie choroby, które wymagają zapewnienia dodatkowej opieki).
„Jaki jest wasz ramowy program wypoczynku?” W tym miejscu należy wypisać każdy dzień wyjazdu i krótko i konkretnie wypisać co jest na te dni zaplanowane. Nie jest to miejsce na ramowy godzinowy plan dnia! W przypadku kwaterki na obozie, należy na początku wskazać tą informację wraz z informacją o ilości uczestników w tych dniach. Warto wcześniej zadzwonić do instytucji i służb, które mogą chcieć nas odwiedzić, aby na pewno nie przyjechały w trakcie kwaterki.
Po uzupełnieniu okien, kliknij „Dalej„.
Krok 7
Następnym krokiem jest uzupełnienie informacji o każdym członku kadry obozu. W pierwszej kolejności potrzebne są informacje o komendancie obozu:
- Imię i nazwisko
- Numer telefonu
- Informacja o niekaralności (zaświadczenie z dnia … )
- Ukończone 18 lat (okno do zaznaczenia)
- Co najmniej wykształcenie średnie
- wybieramy opcję „Nie dotyczy” w przypadku instruktorek i instruktorów w stopniu phm
- wybieramy opcję „Tak” przypadku gdy kierownik nie jest w stopniu phm, ale ukończył kurs państwowy
- Co najmniej trzyletnie doświadczenie w wykonywaniu zadań dydaktyczno-wychowawczych lub opiekuńczo-wychowawczych, uzyskane w okresie ostatnich 15 lat
- wybieramy „Nie dotyczy” w przypadku instruktorów/ek w stopniu podharcmistrza lub harcmistrza
- wybieramy „Tak” w przypadku instruktorów/ek w stopniu przewodnika wpisujemy „Instruktor/ka w stopniu przewodnika z 3-letnim stażem pracy wychowawczo-opiekuńczej”wraz ze wskazaniem na jakiej funkcji i w jakim czasie.
Aby zatwierdzić informacje klikamy „Dalej„.
Krok 8
Po zatwierdzeniu danych komendanta, powinien być widoczny następujący widok.
W analogiczny sposób musimy uzupełnić informacje o pozostałych członkach kadry. Aby to zrobić, musimy kliknąć odpowiedni „Dodaj kierownika” lub „Dodaj wychowawcę„.
W przypadku informacji o wychowawcy, wymagana jest mniejsza ilość informacji:
- Imię i Nazwisko
- Informacja o niekaralności (zaświadczenie z dnia … )
- Ukończone 18 lat (okno do zaznaczenia)
- Co najmniej wykształcenie średnie
- wybieramy opcję „Nie dotyczy” w przypadku instruktorek i instruktorów w stopniu min. pwd
- wybieramy opcję „Tak” przypadku gdy wychowawca nie jest instruktorem, ale ma kurs wychowawcy
- Ukończony kurs na wychowawcę wypoczynku
- wybieramy opcję „Nie dotyczy” w przypadku instruktorek i instruktorów w stopniu min. pwd
- wybieramy opcję „Tak” przypadku gdy wychowawca nie jest instruktorem, ale ma kurs wychowawcy
W podobny sposób, możemy także dodać innych członków kadry – opiekę medyczną, ratowników, trenerów itp. Aby to zrobić należy nacisnąć „Dodaj innego członka kadry” i wybrać z listy.
Aby zatwierdzić wprowadzane dane o członku kadry lub zakończyć uzupełnianie listy kadry należy nacisnąć przycisk „Dalej„.
Krok 9
Na samym końcu zgłoszenia powinien wyświetlić Ci się pulpit podsumowujący wszystkie wprowadzone dane o zgłoszeniu.
Jeżeli wszystkie dane się zgadzają, należy kliknąć w prawym górnym rogu „Wyślij zgłoszenie„. Wyświetlą się wtedy trzy następujące możliwości:
W naszym przypadku należy nacisnąć „Podpisz tradycyjnie„. W tym momencie, zgłoszenie uzyska status zgłoszenia „roboczego„. Aby zgłoszenie zostało rozpatrzone, należy „Pobrać dokument do podpisania„, wysłać go na maila obozowego [email protected] do pracownika okręgu z prośbą o zaniesienie zgłoszenia do Kuratorium. W ciągu max. kilku dni od wysłania zgłoszenia, podpisane zgłoszenie w wersji papierowej zostanie zaniesione do Lubelskiego Kuratorium Oświaty.
Krok 10
Plik w wersji roboczej należy wgrać na dysk obozowy o numerze 1, wraz ze wszystkimi załącznikami do zgłoszenia. W przypadku gdy wypoczynek zostanie oficjalnie potwierdzony, należy ze strony wypoczynek.gov.pl z panelu organizatora pobrać certyfikat i również wgrać go do folderu oznaczonego numerem 1.
Przypominamy, że Zgłoszenie do Kuratorium minimum w wersji roboczej, należy wgrać do folderu nr 1 na dysku obozowym, bezwzględnie w I terminie zatwierdzania. W II terminie wymagany jest pełen komplet dokumentacji czyli zgłoszenie, załączniki i certyfikat potwierdzający zgłoszenie.