Aby zatwierdzić wyjazd, należy wykonać następujące czynności:

• Uzupełnić w terminie (zgodnym z opublikowanym harmonogramem akcji) ankietę zgłoszeniową wypoczynku.
• Zadbać (sprawdzić posiadane/zgłosić na szkolenie) o aktualne szkolenia całej kadry wyjazdu.
• Zadbać o opłacenie składek członkowskich, oddanie rozliczenia półrocznego do okręgu jednostek biorących udział w wyjeździe oraz oddania ich inwentaryzacji (przed akcją letnią).
• Przedstawić w terminie komplet wymaganych, poprawnie uzupełnionych i podpisanych dokumentów w okręgu (za pośrednictwem Google Dysk).

Wykonanie wszystkich czynności wraz z dotrzymaniem narzuconych terminów w harmonogramie akcji, skutkuje zielonym światłem na wyjazd oraz spokojem głowy komendanta i okręgu. Stan zatwierdzania wyjazdów, można sprawdzać na bieżąco w dokumencie “Przepływ dokumentów”, w którym odpowiednimi kolorami zostają oznaczone sygnatury poszczególnych akcji oraz w arkuszu udostępnianym przez zespół z postępami zatwierdzonych plików akcji.