Ważnym obowiązkiem komendanta (wynikającym m.in. z podpisanego porozumienia) jest zebranie wszystkich kart uczestników (najpóźniej w dniu wyjazdu) i po zapoznaniu się z nimi, zakwalifikowanie uczestników na obóz.
Wzór aktualnej karty uczestnika (również pełnoletniego) znajdziecie w folderze „Pliki przydatne„.
Co znajduje się na karcie uczestnika?
Rozbierzmy kartę uczestnika na części pierwsze i przyjrzyjmy się co ważnego się zarówno dla nas jako organizatorów, jak i dla rodziców/opiekunów prawnych się na niej znajduje.
I. Informacje o wyjeździe
Na samym początku, zanim karty zostaną przekazane rodzicom uczestników komendant musi zadbać o to, by na każdej karcie bezwzględnie zostały umieszczone informacje podstawowe o wypoczynku, czyli: forma, adres, termin oraz komendant/ka.
II. Informacje dotyczące uczestnika wypoczynku
Kolejną część wypełnia rodzic/opiekun prawny. Rodzic powinien uzupełnić kartę według wzoru, uzupełniając wszystkie szare pola DRUKOWANYMI LITERAMI. Jeżeli w karcie jest za mało miejsca, żeby np. napisać o chorobach dziecka i związanym z tym dawkowaniem leków, można dołączyć oddzielną podpisaną kartę z instrukcjami. Można skorzystać ze wzoru w Plikach przydatnych, dotyczącego przyjmowania leków na wyjeździe (Link).
Ważną częścią karty, która znajduje się tuż pod informacjami o szczepieniach, jest miejsce na „Inne istotne informacje”. Jeżeli istnieją orzeczone przez Sąd ograniczenia prawne do kontaktu z uczestnikiem akcji, należy uzupełnić tą informację w tym miejscu oraz dołączyć skan orzeczenia do karty. Pamiętajcie o tym, by sprawdzić takie informacje w karcie, szczególnie w przypadku gdy ktoś odbiera dziecko z akcji.
Na końcu pierwszej strony karty uczestnika znajduje się miejsce na tzw. zgody OPCJONALNE. Rodzic/opiekun prawny w tym miejscu musi zaznaczyć w odpowiednim oknie „X” swoje decyzje. Rodzic ma prawo nie wyrazić zgody na np. fotografowanie dziecka podczas wyjazdu. (Pamiętajcie, aby przed wyjazdem zawsze wypisać sobie takie osoby i zapoznać z informacjami wychowawców).
Ostatnim elementem II części karty (którą wypełniają rodzice), jest akceptacja zgód OBOWIĄZKOWYCH, potrzebnych do zakwalifikowania uczestnika.
Jakie najważniejsze informacje się w nich znajdują?
- oświadczenie rodzica o zapoznaniu się i akceptacji warunków uczestnictwa dziecka w akcji
- oświadczenie o znajomości specyfiki wychowania metodą harcerską i wyrażeniu zgody na udział w zajęciach
- tym samym zapoznanie z obowiązującymi regulaminami na wyjeździe (które organizator ma obowiązek przedstawić rodzicom przed wyjazdem)
- oświadczenie o podaniu wszystkich znanych rodzicom i istotnych informacji o stanie zdrowia dziecka
- akceptacja zasad opłaty wyjazdu (w wysokości ustalonej przez organizatora)
- klauzula RODO
Rodzic nie ma możliwości, nie wyrażenia zgody na te punkty. Potwierdzenie zapoznania i przyjęcia do wiadomości, jest w postaci podpisu rodzica, w szarym wyznaczonym miejscu, pod tabelą.
III. Decyzja o kwalifikacji uczestnika
Komendant po zapoznaniu się z dostarczoną kartą, ma obowiązek podjąć decyzję o zakwalifikowaniu lub nie, uczestnika na wyjazd. Decyzja zaznaczana jest w odpowiednim miejscu „X” i potwierdzona podpisem komendanta.
Komendant ma prawo nie zakwalifikować uczestnika na wyjazd! W przypadku gdy np. uważa, że nie jest w stanie zapewnić wystarczającej opieki dziecku ze specjalnymi potrzebami. Przyjmując odpowiedzialność za dziecko na czas wyjazdu oraz jego zdrowie, ma prawo odmówić skierowania na wypoczynek.
IV. V. VI. Informacje uzupełniane po wyjeździe uczestnika/ów
Ostatnie trzy wiersze w karcie wypełniane są na koniec wyjazdu lub w dniu wcześniejszego wyjazdu uczestnika, przez komendanta oraz wychowawcę. Informacje dotyczą kolejno:
- IV- potwierdzenie pobytu uczestnika na akcji (od kiedy do kiedy był na wypoczynku, gdzie, data i podpis komendanta)
- V- informacje o stanie zdrowia dziecka podczas akcji (należy wypisać informację jeśli doszło do urazów, było podjęte leczenie, odbywały się wyjazdy do szpitala). W przypadku braku zdarzeń, również komendant powinien podpisać tą część karty.
- VI- Informacje i spostrzeżenia wychowawcy o uczestniku (należy wypisać jeśli pojawiały się problemy podczas wyjazdu na tle wychowawczym, pojawiły się inne istotne spostrzeżenia względem uczestnika). W przypadku braku uwag, wychowawca dziecka powinien również podpisać kartę.
I to wszystko! Takie same informacje, znajdują się na karcie pełnoletniego uczestnika, pamiętajcie, że oni również mają obowiązek oddać Wam kartę uczestnika przed wyjazdem. Wzór karty również znajduje się w folderze „Pliki przydatne„.
Dodatkowo dobrą praktyką jest zebranie kart waszych wszystkich członków kadry. Jako komendanci powinniście w razie co wiedzieć jak im udzielić pomocy, jakie leki przyjmują lub na co chorują. Dbajcie o siebie 🙂