Pierwszym i najważniejszym krokiem, żeby móc mówić o organizowanym przez Was wypoczynku, jest uzupełnienie ankiety zgłoszeniowej (wysyłanej w komunikacie Zarządu Okręgu). Co się w niej znajduje? Informacje podstawowe o organizowanym wypoczynku, a konkretnie:

• Typ wypoczynku
  • obóz stały
  • obóz wędrowny
  • kolonia

• Miejsce wypoczynku 
  • W przypadku obozu stałego dokładne miejsce, miejscowość, województwo.
  • W przypadku kolonii stacjonarnych, dokładny adres szkoły lub schroniska
  • W przypadku obozu wędrownego, dokładna trasy wypoczynku.

• Termin 
  • Pełny termin wypoczynku wraz z kwaterką
    • w przypadku kwaterki wskazać termin jej trwania w osobnym oknie

• Jednostki biorące udział w wyjeździe (pełna nazwa, nie skrót np. Lubelska Drużyna Harcerek a nie LDH)
  • w przypadku jednostek nie będących z naszego okręgu, należy wskazać je w odpowiednim oknie. Pamiętaj! aby dana jednostka mogła z nami pojechać potrzebna będzie zgoda z jej okręgu na uczestnictwo w wypoczynku

• Liczba uczestników

• Informacje o kierowniku wypoczynku:
  • stopień, imię, nazwisko
  • email (w domenie zhr.pl)
  • numer telefonu
  • Pamiętaj! Komendant=kierownik
    • w przypadku gdy jednak kierownik nie jest komendantem zgrupowania (nie jest instruktorem ZHR) należy go dodatkowo wskazać w odpowiednim oknie, wraz z e-mailem)

• Informacje o kwatermistrzu:
  • stopień, imię, nazwisko
  • email (w domenie zhr.pl)
  • numer telefonu

• Lista wychowawców wraz ze stopniem
  • jeżeli któryś z wychowawców nie jest instruktorem, należy wskazać go w odpowiednim oknie

• Lista drużynowych jednostek (wraz ze stopniem, mailem oraz numerem telefonu).

• Lista osób potrzebująca szkoleń (komendanta, kwatermistrza, pierwszej pomocy)

• Umowy podatkowe
  • Jeśli planujecie zawierać umowy z osobami z zewnątrz na funkcje typu kucharka, ratownik, pielęgniarka należy to wskazać w odpowiednim oknie wraz z informacją kto to będzie

• Sprawy organizacyjne dotacji
  • Jeśli planujecie pozyskiwać dotacje na wypoczynek to należy zaznaczyć okno oraz podać informacje czy w związku z tym planujecie zawierać umowę z księgową.

Przygotowując informacje z wyżej wymienionego zakresu z łatwością wypełnicie ankietę i zgłosić swój wypoczynek! Jeśli nie ma jeszcze ankiety zgłoszeniowej, a wy nie wiecie jakie informacje przygotować, śmiało wracajcie do tego miejsca w instrukcji!

Ważne kwestie!

• Pamiętajcie aby ankietę wypełniła tylko jedna osoba ze zgrupowania! Nie musi być to komendant, jednak dobrą praktyką jest aby to on się tym zajął. 
• Pamiętajcie o terminowości, zgłoszenia po terminie nie będą rozpatrywane. 
• Jeżeli jeszcze nie macie odpowiedzi na każde z pytań, bo np. Kwatermistrz jeszcze musi się wyklarować, napiszcie po prostu w tym okienku „wciąż poszukiwany”. W chwili gdy tylko będzie już wiadomo kim on jest, dajcie informację mailową na [email protected] abyśmy mogli odznaczyć tą zmianę. Tak samo postępujcie w przypadku każdej innej zmiany kadrowej, miejsca, terminu lub konieczności zawarcia umowy z członkiem kadry. (Ważne aby ankieta została złożona max 28 marca).

Jeżeli szukacie miejsca na zbieranie informacji podstawowych do ankiety, podsyłam Wam małe ułatwienie.

CHECK-LISTA ANKIETOWA: Link