W tym roku na dysku akcji znajdziecie:
- 10 folderów, które należy uzupełnić samodzielnie jako akcja, aby zatwierdzić wypoczynek
- Folder „Standardy ochrony małoletnich” (który uzupełniacie jeśli są wśród Was osoby które muszą podpisać plik, czyli pełnoletni nie instruktorzy, członkowie kadry spoza ZHR-u)
- Folder „RPS”, który będzie uzupełniany przez zarząd max. 1 dzień przed rozpoczęciem wypoczynków
- Skrót do folderu „Rozkazy komendanta i kwatermistrza”, który będzie uzupełniany przez komendantów chorągwii, a dostęp do wszystkich rozkazów ma każda akcja.
- Skrót do folderu „Pliki przydatne”
- „Arkusz zatwierdzania akcji” – czyli plik, który przez cały czas trwania akcji jest dostępny na waszym dysku, uzupełniany w trakcie sprawdzania w I i II terminie oraz będzie podstawą do zawnioskowania przez członka zespołu AZ26 o wydanie zgody na wyjazd zimowy. Plik jest edytowany tylko przez członka zespołu sprawdzającego wasz dysk. Nie macie możliwości edycji, ale macie wgląd do arkusza i notatek w nim zawartych.
- Pełnomocnictwo dla komendanta wypoczynku, chyba że dane nie zostały podane w ankiecie lub był brak komendanta. W takiej sytuacji należy napisać do nas maila z informacjami do pełnomocnictwa (imię i nazwisko, numer dowodu, organ wydający, akcja). Po wydaniu zgody przez zarząd na pełnienie funkcji, pełnomocnictwo zostanie wgrane na dysk.
Założenie dysku jest proste. Dysk to miejsce które ma być Waszą książką pracy wyjazdu i teczką na wszystkie najpotrzebniejsze dokumenty. Dokumenty które znajdują się na dysku to minimum, które pokazuje nam że jesteście gotowi na wyjazd, dlatego zaszło w nim kilka zmian. Udostępniony dysk, to oficjalnie zatwierdzona wersja plików dla AZ26. W każdym w folderze, znajduje się miejsce na wgranie odpowiednio przygotowanych i podpisanych dokumentów. W części z folderów, znajdziecie od razu wgrany wzór pliku, który obowiązuje. Są to pliki, które możecie:
- Edytować, wpisując potrzebne informacje, dane osobowe
- Kopiować jeśli np. jest to plik, który powinna podpisać więcej niż jedna osoba (np. Porozumienie z wychowawcami)
- Pobierać na swoje urządzenia, jeśli tego wymaga sytuacja
Pliki w folderach znacie dobrze już z poprzedniej akcji. Pomimo, że w ciut innej zebranej formie to zasady są bardzo podobne. Poniżej więcej informacji o nich.
WAŻNE! (odniesienia do folderów)
- Folder 1 „Książka zimowiskowa” i Regulamin zimowiska
Regulamin zimowiska już znacie. Plik w odpowiedniej formie dla typu wyjazdu, należy edytować i wgrać w wersji pdf na koniec, jako potwierdzenie ostatecznej wersji pliku, która jest rozsyłana do rodziców przez członków akcji. Regulamin należy wgrać w wersji pdf bezwzględnie do I terminu zatwierdzania akcji.
Drugim plikiem w folderze jest jednak „książka zimowiskowa”. Co to jest i jak to uzupełnić?
Książka zimowiskowa to plik który jest zbiorem podstawowych informacji o wyjeździe w jednym miejscu. Jest to inaczej książka pracy wyjazdu, zarówno od strony organizacyjnej, jak i programowej. Książka ma być z jednej strony zbiorem informacji przed wyjazdem, jak i miejscem na przydatne pliki w trakcie wyjazdu. Składają się na nią:
- Lista kadry (wymagane w I terminie)
- Lista uczestników (wymagane w I terminie min. Imiona i nazwiska uczestników, drużyna)
- Informacja dotycząca wyjazdu oraz powrotu uczestników
- Informacja o lokalizacji miejsca wraz ze wskazówkami dojazdu
- Informacja o zabezpieczeniu obozu
- Jadłospis
- Ramowy plan dnia
- Planowany program wypoczynku
- Spis leków i alergii
- Ewidencja liczby uczestników
- Procedura w przypadku wypadku
- Procedura w przypadku ewakuacji obozu
- Protokół próbnej ewakuacji
- Protokół powypadkowy
- Książka kontroli obozu
- Oświadczenie komendanta
Numery od 1-6 oraz 16 będą sprawdzane podczas zatwierdzania wypoczynku. Numery od 7-15, mają stanowić część pomocniczą w trakcie wyjazdu z której komendanci mogą skorzystać i nie muszą szukać części informacji lub plików w razie potrzeby w innych miejscach. Jest to minimum plików które powinny być przygotowane odpowiednio przed i w trakcie wyjazdu.
Zwracamy uwagę na punkt 8 „Planowany program wypoczynku”
Przypominamy, że obowiązkiem komendanta przed wyjazdem jest zapoznanie się ze wszystkimi planami pracy. Komendant musi wiedzieć co się dzieje na obozie, ma prawo wnieść swoje zastrzeżenia, szczególnie w kontekście zapewnienia bezpieczeństwa uczestników. Tabela która powstała w tym punkcie, ma być odpowiedzią na „orientację” w programie całego wyjazdu. Nie należy przyklejać tam całego planu, ale należy spisać tam hasłowo planowane aktywności drużyn i zwrócić szczególną uwagę na tematykę, miejsca ich występowania, specjalne aktywności, wyjścia w teren i inne potrzeby. Najważniejsze podczas obozów są wyjścia drużyn, jak chatki, wędrówki oraz inne wycieczki. To miejsce na spisanie tego przed wyjazdem. Tabela jest również odpowiedzią na pojawiające się kontrole podczas akcji, znacznie prościej rozmawiać o „programie wypoczynku” mając spisane to w jednym miejscu i tłumacząc działanie drużyn. Pamiętajcie aby przed wyjazdem plik uzupełnić 🙂
Pozostałe punkty są odpowiedzią na pojawiające się Wasze prośby i potrzeby, m.in. przygotowane procedury mają być dla Was inspiracją do ustaleń własnych z kadrą i przygotowania własnych.
Kiedy plik będzie gotowy, a punkty 1-6 ostatecznie dokończone, należy plik podpisać na samym końcu, w wyznaczonym miejscu, na ostatniej stronie. Nie trzeba podpisywać każdej strony, wystarczy jeden podpis na samym końcu!
- Folder 2 – Zgłoszenie do KO, załączniki
Zwracamy uwagę na wgrywanie zgłoszeń wraz załącznikami! W przypadku wyjazdów zagranicznych, zawsze należy wgrać jako załącznik wykupioną dodatkową polisę ubezpieczeniową na ten wyjazd.
Jeśli ktoś z Was jeszcze nie ma dostępu do KO, to bardzo prosimy o wiadomość na maila 🙂 Przypominamy, że po przygotowaniu zgłoszenia należy je wysłać do okręgu na maila obozy, z prośbą o podpisanie i zaniesienie zgłoszenia do KO.
W I terminie zatwierdzania, należy min. wpisać w książkę zimowiskową numer utworzonego zgłoszenia na stronie KO, nad którym pracujecie.
- Folder 3 – Umowa wynajmu miejsca, potwierdzenie rezerwacji
Umowę wynajmu miejsca należy wgrać do II terminu zatwierdzania akcji.
- Folder 4 – Porozumienie komendanta, kwatermistrza i wychowawców
Po uzupełnieniu i podpisaniu porozumienia komendanta oraz kwatermistrza, należy wgrać plik na dysk bezwględnie w I terminie. Plik zostanie podpisany przez koordynatora w dniu sprawdzania dysków przez zespół w I terminie. W przypadku porozumień z wychowawcami i umów wolontariackich z innymi członkami kadry, porozumienia podpisywane są przez komendanta obozu/zimowiska i wolontariusza, którego to dotyczy. Tak więc tych porozumień i umów nie podpisuje już koordynator, tylko wy jako komendanci. Pliki należy wgrać max. do II terminu.
Przypominam, że jednym z obowiązków komendanta, jest posiadanie, zapoznanie się i podpisanie kart uczestników. Zachęcam do zapoznania się z tym jak wygląda nowa karta, która obowiązuje od AZ25. Odsyłam Was również do artykułu na ten temat, gdzie postarałam się rozłożyć kartę na części pierwsze: Link.
- Folder 5 – Uprawnienia kadry
W I terminie należy wgrać uprawnienia kadry wyjazdu. Dopuszczalny brak uprawnienia jest tylko w przypadku terminu kursu członka kadry tuż przed wyjazdem, termin którego należy wskazać w liście kadry (w książce zimowiskowej). Pamiętajcie aby wskazać w liście kadry osobę, która pełni funkcję zabezpieczenia medycznego. Więcej o kadrze w zakładce: Wszystko o kadrze obozu/kolonii oraz w naszej ostatniej prezentacji ze szkolenia 🙂
- Folder 6 – KRK kadry pełnoletnich uczestników
Przypominamy, że należy wgrać skan KRK na dysk. Dotyczy to zarówno KAŻDEGO członka kadry jak i pełnoletniego uczestnika. Numer KRK uczestników pełnoletnich należy wpisać w tabeli w liście uczestników. Zwracamy uwagę na KRK pobierane online. Nie wystarczy tylko wydruk KRK, plikiem wiążącym jest xml który należy wgrać na dysk podpisując go imieniem i nazwiskiem osoby której dotyczy. KRK kadry lub wnioski potwierdzające wysłanie wniosku online KRK należy złożyć w I terminie. KRK pełnoletnich uczestników max. w II terminie.
- Folder 7 – Zaświadczenia lekarskie kadry
Przypominamy, że zaświadczenia lekarskie są ważne rok, należy je wgrać do II terminu na dysk akcji.
- Folder 8 – Zaświadczenia ze szkolenia Pierwszej Pomocy
Przypominamy, że zaświadczenia ze szkolenia pierwszej pomocy są ważne 3 lata, należy je wgrać do II terminu na dysk akcji. Jeżeli ktoś z Was odbył szkolenie na kursie wychowawcy, kierownika lub innym nie ZHR-owym, które odbyło się w formie spotkania stacjonarnego z ratownikiem/lekarzem, to takie szkolenie również jest ok.
- Folder 9 – Finansowe – Preliminarz finansowy, koszty pośrednie, wpłaty
Wszystkie pliki finansowe zbierane są w jednym pliku. To tutaj również znajdziecie również wgraną już książkę finansową wyjazdu. Aby zatwierdzić ten folder, należy wgrać preliminarz, potwierdzenie zapłaty kosztów pośrednich oraz potwierdzenie zebrania wpłat uczestników. Przypominamy, zasady uzupełniania preliminarza i zatwierdzania pod linkiem: Preliminarz finansowy. Pamiętajcie, że preliminarz musi być zatwierdzony przez skarbnika okręgu.
- Folder 10 – Plany pracy i rozkazy zatwierdzające
W folderze, należy umieścić rozkaz akceptujący plan pracy każdej jednostki biorącej udział w wypoczynku oraz właściwe, zatwierdzone plany pracy jednostek. Rozkaz wydaje właściwy hufcowy / hufcowa. Komendant zgrupowania powinien mieć go w dokumentach w trakcie obozu wraz z zatwierdzoną wersją planu pracy jednostki. Obowiązkiem komendanta jest zapoznanie się przed wypoczynkiem z planami pracy jednostek i przygotowanie z kadrą programu wypoczynku w książce zimowiskowej.
Przypominamy! Hufcowi, po zatwierdzeniu rozkazem planu pracy jednostki, powinien to również zaznaczyć kolorem zielonym w przepływie dokumentów.
Folder INNE. Pamiętajcie aby zapoznać członków kadry, nie będących członkami ZHR-u ze standardami ochrony małoletnich w ZHR. Plik ze standardami i procedurami znajdziecie w folderze. Po zapoznaniu się z plikiem, takie osoby, muszą złożyć podpis na oświadczeniu. Instruktorzy mają obowiązek wziąć udział w przynajmniej jednym webinarze organizowanym przez Bezpieczny ZHR. Planowane 2-3 szkolenia są na maj-czerwiec. Gdy pojawią się linki, zostaną one przekazane drogą mailową.
Folder RPS. To miejsce na wgranie przez zarząd wyciągu z Rejestru Przestępców Seksualnych o KAŻDYM z członków kadry. “RPS-y” zostaną wgrane do folderu do max. 1 dnia przed planowanym rozpoczęciem wypoczynku. Link do ankiet dla osób spoza ZHR-u i pełnoletnich harcerzy/harcerek, będących członkami okręgu, które nie uzupełniły ankiet po 30 marca, w poniższych linkach. Ankiety należy uzupełnić do II terminu zatwierdzania.
- ankieta śródroczna dla członków ZHR: Link (członkowie ZHR-u)
- Jeżeli jesteś pełnoletnim harcerzem, będącym członkiem naszego okręgu i nie wypełniłeś powyższej ankiety do marca 2025- UZUPEŁNIJ ANKIETĘ.
- Jeżeli uzupełniałeś już wcześniej (do 03.2025) ankietę, ale zmieniły się twoje dane jak np. nazwisko – UZUPEŁNIJ ANKIETĘ I POINFORMUJ NAS O TYM MAILOWO
- Jeżeli już uzupełniłeś ją wcześniej (do 03.2025)- NIE MASZ OBOWIĄZKU JEJ WYPEŁNIAĆ.
- ankieta dla kadr HAL25 spoza ZHR-u: Link (kadry spoza ZHR-u)
Zwracamy uwagę, że w przypadku ankiety śródrocznej dla członków ZHR-u (którzy nie wypełnili jej do marca 2025), należy wgrać również skan KRK, w którym zostały sprawdzone dwie kartoteki (karna oraz nieletnich).
Mamy nadzieję, że ta nie za krótka streszczona instrukcja pozwoli Wam sprawnie uzupełnić wasze dyski 🙂