Folder nr 4, to miejsce na załączenie podpisanych porozumień komendanta i kwatermistrza. Czym są te tajemnicze pliki? Tak naprawdę, jest to nic innego jak:
- umowa wolontariacka
- zobowiązanie majątkowe (od momentu rozpoczęcia przygotowań, do momentu złożenia rozliczenia),
- zobowiązanie do przestrzegania obowiązujących w tym zakresie przepisów państwowych, Statutu i innych przepisów Związku,
- zobowiązanie do prowadzenia prawidłowej gospodarki majątkiem Związku, a także do pokrycia wszelkich strat i kosztów, powstałych na skutek zaniedbania lub wadliwie prowadzonej przez nich gospodarki finansowo-materiałowej oraz do zdania sprzętu,
- zobowiązanie do złożenia rozliczenia wyjazdu zgodnie z harmonogramem AL/AZ
- zobowiązanie do przestrzegania zakresu obowiązków (znajdującego się na samym dole pliku, pod porozumieniem).
Dodatkowo w przypadku komendanta dochodzi punkt § 7 odnoszący się do tzw. deklaracji ochrony życia i zdrowia, w związku z którą komendant składa zobowiązanie do posiadania należytej dokumentacji i zabezpieczenia obozu, najpóźniej w dniu rozpoczęcia obozu.
Podpis zarówno w przypadku porozumienia kwatermistrza jak i komendanta należy złożyć w jednym miejscu.
Plik w formacie pdf, podpisany elektronicznie w wyznaczonych miejscach, należy wgrać na dysk. W dniu sprawdzania dysków w I terminie, zobowiązania zostaną sprawdzone przez zespół i podpisane przez koordynatora, w miejscu wyznaczonym czyli pod „Okręg Lubelski ZHR”.
Miejsce na podpis porozumienia dla komendantów (po punkcie § 7), dla kwatermistrzów (po punkcie § 6).
Przypominamy, że wgranie podpisanego porozumienia komendanta i kwatermistrza do folderu jest wymagane bezwzględnie w I terminie zatwierdzania akcji.
Po podpisaniu porozumień jako komendant, powinniśmy zadbać o to, aby takie porozumienia zostały zawarte również z naszymi wychowawcami obecnymi na akcji. Przyjrzyjmy się im bliżej. Porozumienie to inaczej:
- umowa wolontariacka z wychowawcą
- deklaracja o ochronie życia i zdrowia uczestników podczas wyjazdu
- oświadczenie o świadomości odpowiedzialności prawnej w związku z opieką nad uczestnikami
- akceptacja zakresu obowiązków wychowawcy i zobowiązanie do przestrzegania ich
Porozumienie powinno być podpisane w odpowiednim miejscu przez wychowawcę, jak i przez komendanta zgrupowania. Podpisane porozumienie należy wgrać na dysk do folderu.
Przypominamy, że podpisane pliki muszą zostać złożone na dysku bezwzględnie do II terminu zatwierdzenia akcji.