Skoro tu trafiłeś prawdopodobnie będziesz kwatermistrzem podczas HAL/HAZ. Na wstępie – gratuluję! To na prawdę przyjemna robota o ile dobrze się do niej przygotujesz i poprowadzisz w trakcie wyjazdu.

Zacznijmy sobie od Twojej odpowiedzialności i obowiązków. Podzielimy je na kilka sekcji:

1. Odpowiedzialność komendanta i kwatermistrza

Jako komendant odpowiadasz za cały majątek wyjazdu, zarówno prawnie jak i finansowo.

Jako kwatermistrz również odpowiadasz materialnie za wszelkie straty i koszty wynikające z Twojego zaniedbania lub wadliwego prowadzenia gospodarki finansowej. 

 

2. Przed kolonią/obozem/zimowiskiem

Aby ograniczyć błędy w rozliczeniach i przekazać wam praktyczną wiedzę, skarbnik okręgu prowadzi szkolenia dla kwatermistrzów, podczas których można zadać pytania odnośnie rozliczeń. Również na koniec szkoleń będzie do zdania krótki egzamin by móc pełnić rolę kwatermistrza. By zaliczyć egzamin trzeba zdobyć przynajmniej 70% co wbrew pozorom nie jest wcale takie trudne. Wszystkie kwestie wymagane na egzaminie będą wam przekazane na szkoleniu oraz w tej instrukcji. Daty szkoleń będą publikowane z wyprzedzeniem, każdorazowo dla HAL/HAZ. 
Jeśli zaś byłeś kwatermistrzem co najmniej 3 razy w ciągu minionych 2 lat, możesz wnioskować o zwolnienie ze szkolenia. Warunkami bezwzględnie wymaganymi są:

• Poprawnie rozliczone wszystkie 3 wyjazdy w wyznaczonym terminie
• Odbycie jednego szkolenia w ciągu minionych 2 lat

By wnioskować o zwolnienie napisz na [email protected] i wskaż podczas których akcji pełniłeś rolę kwatermistrza.

Gotowi? No to jazda!

Jako kwatermistrz musisz się przygotować do poprawnego prowadzenia rozliczenia wyjazdu. Przydatne będą w tym narzędzia które wam dostarczamy ale i o które musicie zadbać sami… Na początek to czego wymagamy od was przed wyjazdem: 

• Preliminarz – to taki plan finansowy, wstępne przygotowanie budżetu wyjazdu.
• Założenie rachunku bankowego – od AZ25 jedyna możliwa forma zbierania wpłat.
• Zebranie zaliczek uczestników – oczywiście na rachunek bankowy.
• Zebranie wpłat uczestników. 
• Opłata kosztów pośrednich w okręgu
• Skompletowanie dokumentacji finansowej.
• Zebranie faktur przedwyjazdowych.

 

3. W trakcie wyjazdu

No dobra, przyszedł ten dzień kiedy zbieracie się i jedziecie na wyczekiwany obóz, kolonię czy zimowisko. Dla większości oznacza to dużo roboty, nie inaczej jest z Tobą… Ale spokojnie! Ogarniemy!

W trakcie wyjazdu przede wszystkim musisz:

• Pilnować dokumentacje na bieżąco.
• Monitorować stan gotówki i kasy na rachunku.
• Pilnować, żeby nie przekroczyć wydatków planowanych. 

 

4. Po wszystkim

Obóz zakończony, siedzisz sobie już w domku, zjadłeś pyszny obiad i… ROZLICZENIE! Najwyższy czas zwrócić rozliczenie do okręgu!

• Rozdysponowanie sprzętu dla każdej z drużyn – wypisanie protokołu przekazania sprzętu.
• Rozdysponowanie salda końcowego po jednostkach uczestniczących.
• Oddanie skończonego rozliczenia w terminie określonym przez okręg.

 

Ukończyłeś wszystkie powyższe punkty? Rozliczenie zostało zatwierdzone? Tak? Gratuluję! Robota skończona, a przed Tobą trochę spokoju… a przynajmniej do następnego wyjazdu!

 

W kolejnych sekcjach dowiesz się jak kolejno przejść przez wszystkie trzy etapy rozliczania wyjazdu. Powodzenia!

Czuwaj!
Skarbnik Zarządu Okręgu Lubelskiego ZHR