W trzecim folderze na dysku akcji, jest miejsce na wgranie skanu zawartej umowy wynajmu miejsca lub potwierdzenia rezerwacji miejsc noclegowych.

W jakich przypadkach akceptujemy rezerwację miejsca, a nie umowę?

• Jeżeli jesteście umówieni na podpisanie umowy odręcznie w dniu wyjazdu (raczej zdarza się to teraz bardzo rzadko),
• Organizujecie obóz, na którym śpicie w miejscach typu hotele, campingi, schroniska, miejsca prywatne typu harcówka (często w przypadku obozów wędrownych).

Ważne dla nas jest to, że macie zapewnione miejsce noclegowe na wyjeździe, dlatego pamiętajcie aby w takiej sytuacji dołączyć część korespondencji mailowej, SMS albo potwierdzenie z serwisu rezerwacji. Pamiętajcie, że liczba miejsc noclegowych musi zgadzać się z liczbą osób jadących na akcję. 

Pamiętaj! Umowę z właścicielem terenu/lokalu (np. dyrektorem szkoły) może podpisać tylko osoba posiadająca pełnomocnictwo udzielone przez Zarząd Okręgu. Jeśli nie otrzymałeś pełnomocnictwa, napisz na maila [email protected]. (Przypominamy, że wszystkie pełnomocnictwa będą wydawane na podstawie uzupełnionej ankiety, wysyłanej drogą służbową chwile po zakończeniu terminu przyjmowania zgłoszeń wypoczynków w okręgu i wgrywane na dyski obozowe).

Jak powinna wyglądać umowa wynajmu miejsca?

Prawda jest taka, że prawdopodobnie wiele miejsc z którymi planujecie zawrzeć umowę, ma już przygotowany swój wzór. Jeśli jednak okaże się, że nie mają oni określonego wzoru, to zachęcamy Was do korzystania z naszego, prostego wzoru umowy wynajmu miejsca, który znajduje się w folderze pliki przydatne. Umowa składa się z dwóch stron, 9 paragrafów i jest do pobrania w formie edytowalnej. Jeżeli po rozmowie z „Wynajmującym” dojdziecie do wniosku, że należy dodać kolejny paragraf, istnieje taka możliwość.

W przypadku zawieranej umowy, ważne jest aby zawsze widniała jasna informacja pomiędzy jakimi konkretnie stronami zostaje zawarta umowa, w jakim terminie obowiązuje, co jest przedmiotem wynajmu, w jaki sposób nastąpi rozliczenie za wynajem (w tym kwota) oraz dodatkowe ważne kwestie ustalone z najemcą (np. zasady użytkowania, oddania miejsca).

Pamiętaj! Umowa powinna być zawsze wydrukowana i podpisana w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach (po jednym dla każdej ze stron).

Przykładowy wzór umowy wynajmu miejsca dostępny na stronie okręgu.

W przypadku umowy wynajmu miejsca/potwierdzenia rezerwacji, przypominamy, że jest to plik wymagany bezwzględnie w II terminie zatwierdzania wyjazdu.