Rozliczanie jednostek zawsze było uciążliwe… spróbujmy zrobić tak by przestało. W tych wpisach postaram się przeprowadzić Cię przez proces rozliczania jednostki od początku do końca. Jeśli potrzebujesz wiedzy w suchym wydaniu – bez mojego komentarza – tu znajdziesz odnośnik do skryptu rozliczeniowego. SKRYPT Aby uzyskać do niego dostęp wymagane jest konto w domenie @zhr.pl
Zacznijmy od czegoś prostego – pojęcia podstawowe!
• KP – kasa przyjęła
• KW – kasa wydała
• KB – książka bankowa
• KF – książka finansowa
• KI – książka inwentarzowa
• WB – wyciąg bankowy
• ZiHeR – program wykorzystywany do prowadzenia sprawozdań finansowych jednostek w ZHR
• Subkonto – konto bankowe założone okręgowo
Mamy to? Super! A więc lećmy do zasad ogólnych!
1. Zawsze bierz dokument księgowy!
Chodzi o to, że za każdym razem kiedy coś kupujesz z kasy drużyny, gromady, kursu etc. zawsze musisz wziąć fakturę czy inny dowód księgowy. Aby paragon był dowodem dowodem księgowym, musi posiadać nasz numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) – w przypadku okręgu Lubelskiego: 946-24-79-993
Jeśli paragon posiada NIP, jest tz. „fakturą uproszczoną” czyli może zostać rozliczony.
W przypadku faktury jest trochę więcej danych. Faktura musi posiadać pełne dane płatnika, podam je na przykładzie naszego okręgu:
– Nazwa (Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Lubelski)
– Adres (ul. Rynek 13, 20-111 Lublin)
– NIP (946-24-79-993)
Ważne jest, aby na żadnym z etapów nie pojawił się błąd. Jeśli taki wystąpi, należy przygotować notę korygującą, ale o tym kiedy indziej ;D
2. Płatności
No dobra, kasjer wie już, że potrzebujemy faktury… Co dalej? Ano trzeba zapłacić!
Jeśli płacicie gotówką, sprawa jest prosta – wydajecie tyle ile macie, a macie tyle ile macie wpisane w ZiHeR. Nie możesz wydać kasy której nie masz…
Na powyższym przykładzie, na dzień 17.03.2025 mógłbym wydać tylko 50 zł.
W przypadku płatności kartą, sprawa z lekka się komplikuje, ponieważ potrzebujesz mieć subkonto okręgu Lubelskiego i wydaną do niego kartę. Jeśli nie masz konta, nie możesz zapłacić.
NIE MA MOŻLIWOŚCI OPŁATY FAKTURY Z KONTA PRYWATNEGO!!!
Na dzień dzisiejszy czyli 17.03.2025 w okręgu Lubelskim obowiązuje program „Lubelskie Bezgotówkowe” który nakłada na jednostki obowiązek posiadania subkonta okręgu. Więcej o tym przeczytasz w kolejnych działach.
Jeśli jednak masz konto jednostki (nadal mowa o subkoncie okregu) i posiadasz wydaną kartę, możesz nią zapłacić! No więc płacimy i pada słynne pytanie:
– Potwierdzenie drukować?
– TAK! Poproszę! – To odpowiedź która pada z Twoich ust.
Dostajesz paragon, potwierdzenie płatności i stajesz się szczęśliwym nabywcą pierwszych towarów w Twojej jednostce! Gratuluję! Ale nie spoczywaj na laurach, jeszcze trzeba będzie rozliczyć paragon, więc lepiej szybko go zeskanuj skanerem w drukarce lub telefonie i wydrukuj go, NIE WYRZUCAJ ORYGINAŁU tylko przypnij go zszywaczem do wydrukowanej kopii. Paragony wyblakają więc konieczne jest ich kserowanie!
Na ten moment to tyle! Podstawę wiedzy masz… Niestety wydaje mi się, że z kasą gorzej 🙁
W kolejnych postach dowiesz się skąd tą kasę się bierze.
Czuwaj!