No dobra, znasz już swoją odpowiedzialność i wiesz jaki jest ogólny zarys obowiązków… Przejdźmy więc do tematu co musisz zrobić przed wyjazdem.
1. Preliminarz – wizja budżetu
Preliminarz to podstawowy dokument dzięki któremu możesz wstępnie zaplanować wpływy i wydatki. Najprościej będzie go uzupełnić w excel’u.
Na początek weźmy na warsztat część górną preliminarza:
- Liczba osób uczestniczących w obozie jest to liczba wszystkich osób razem z kadrą
- Kadra – kierownik, wychowawcy, kucharz, pielęgniarka
- Komenda – komendant programowy, oboźny, metodyczni, kwatermistrz
- Liczba osobodni = liczba dni * liczba osób
- Przeciętna stawka osobodnia = razem wpływy/liczba osobodni
- Przeciętna stawka żywieniowa – Minimum 30 zł – planowany koszt jedzenia na jedną osobę
Myślę, że na ten temat nie ma co się rozpisywać… Wszystko chyba powinno być jasne.
Idźmy dalej bo tu będzie trochę trudniej
SALDO WYJAZDU ZAWSZE MUSI BYĆ RÓWNE = 0,- zł
Planowane wydatki muszą pokrywać się z rzeczywistością, nie wolno wpisywać kwot z głowy.
Najprościej działać na formułach, np. jeśli materiały programowe przewidują 60 zł na osobę to zastosujemy formułę excel [=B4*60] -> 4800zł gdzie B4 to komórka poświęcona liczbie osób uczestniczących. W moim przypadku formuła przewiduje jeszcze 425 zł na zakup materiałów biurowych więc wygląda następująco [=B4*60+425] => 5225,00 zł
Czas na kategorie wydatków:
Wyposażenie – zakup, którego cena za sztukę wynosi więcej niż 1000 zł i użytkowany powyżej roku
Usługi – wywóz śmieci, toitoi, transport sprzętu, zaopatrzenie w wodę
Wynagrodzenia – wypłata dla kucharza, kierownika, wychowawców, ratownika
Koszty ubezpieczenia – gdybyście opłacali ubezpieczenia dla członka kadry lub np. samochodu
I teraz kluczowy moment – Skarbnik Zarządu Okręgu który będzie sprawdzał Twój preliminarz będzie sprawdzał czy wszystko się zgadza w wyliczeniach, czy nie ma jakiś nierównych wydatków. Dlatego ważne jest wpisywanie realnych kwot ponieważ jeśli w trakcie wyjazdu wydasz o 1000 zł za dużo na materiały, może się okazać, że brakuje Ci na opłatę transportu.
Moja rada:
Wiedząc, że na transport musisz odłożyć np. 2575zł wyciągnij sobie tą kwotę z bankomatu i odłóż w osobną, specjalnie opisaną kopertę. Jeśli będziesz płacić gotówką, po prostu przekażesz kopertę, jeśli będziesz płacić przelewem, wystarczy wpłacić kwotę z koperty z powrotem na konto. W ten sposób zabezpieczysz sobie odpowiednią kwotę na każdy wydatek pewny i nie wydasz ich bez świadomości.
2. Zatwierdzenie preliminarza
No dobra mamy wypełniony preliminarz i chcemy go zatwierdzić. Droga wygląda następująco:
- Przygotowujesz preliminarz, uzupełniasz wszystkie konieczne dane.
- Komendant wyjazdu sprawdza preliminarz i podpisuje go profilem zaufanym
- Wysyłasz podpisany dokument na [email protected]
- Ja go sprawdzam, wypełniam daty oddania rozliczenia, podpisuję i wysyłam z powrotem do Ciebie
- Wrzucasz preliminarz na dysk akcji letniej/zimowej
Dobra, wiesz już co i jak w samym planie wydatków i wpływów, skoczmy jeszcze na chwilę do dolnej części preliminarza:
PAMIĘTAJ!
Trzeba wpisać SŁOWNIE wpływy i wydatki – np. Pięćdziesiąt cztery tysiące zł 00/100 gr
Oraz w dolnej części należy podać imię i nazwisko, serię dowodu osobistego oraz adres zamieszkania i telefon komendanta/komendantki wyjazdu. BEZ TEGO NIE UZYSKASZ PODPISU POD PRELIMINARZEM
TERMINY ODDANIA ROZLICZENIA
Powstały w preliminarzu nowe dwie tabelki. W obu Skarbnik Zarządu Okręgu wpisze dwie daty. Jedna będzie uprawniała do uzyskania zwrotu kosztów pośrednich a druga nałoży obowiązek dopłaty kosztów pośrednich. O kosztach pośrednich będzie powiedziane w kolejnych sekcjach.
Schemat terminów wygląda następująco:
- Pełne, bezbłędne rozliczenie oddane w terminie 31 dni od zakończenia wyjazdu – zwrot 2% kosztów pośrednich.
- Uzupełnienie drobnych braków (np. wyciąg bankowy) – 14 dni od oddania poprawnego rozliczenia.
- Oddanie rozliczenia po terminie 31 dni (lub 45 dni w przypadku poprawek) od dnia zakończenia wyjazdu – brak zwrotu kosztów pośrednich
- Ponownie 14 dni na DROBNE BRAKI
- Oddanie rozliczenia po terminie 45 dni (lub 62 dni w przypadku poprawek) od dnia zakończenia wyjazdu – obowiązek dopłaty kosztów pośrednich.
- Oddanie rozliczenia po upływie 62 dni od zakończenia wyjazdu – Nałożenie zakazu pełnienia roli komendanta i kwatermistrza na osoby odpowiedzialne.
DODATKOWE 14 DNI NA ROZLICZENIE MOŻESZ UZYSKAĆ TYLKO JEŚLI ODDASZ ROZLICZENIE BEZ POWAŻNYCH BŁĘDÓW.
Elementami brakującymi mogą być:
- Brak wyciągu bankowego
- Brak czerwonych numerków
- Brak jednej-dwóch faktur które zostaną wystawione w terminie kilku dni – to nie może wynikać z waszej winy
Jeżeli potrzebujesz dodatkowego czasu na rozliczenie i nie wynika to z Twojego zaniedbania, napisz maila na [email protected] i daj nam znać, rozpatrzymy problem i dodamy Ci czasu.
Otrzymałeś podpisany preliminarz? Gratulacje! Jesteś o krok bliżej do spełnienia swoich obowiązków!
Czuwaj!
Skarbnik Zarządu Okręgu Lubelskiego