W folderze należy umieścić trzy pliki:
- Preliminarz finansowy (uzupełniony, podpisany przez komendanta, oraz zatwierdzony przez skarbnika okręgu)
- Potwierdzenie wpłaty kosztów pośrednich na rachunek okręgu. (Czym są „koszty pośrednie” i jakie panują zasady w związku z ich wpłatą i dopuszczalnym zwrotem, znajdziecie tutaj: 2.3 Koszty pośrednie. To co jednak najważniejsze to fakt, że koszty pośrednie wynoszą 6% faktycznych wpłat uczestników, z czego 4 % należy wpłacić przed zatwierdzaniem. Ostateczna wysokość kosztów pośrednich na rzecz Okręgu wyliczana jest według określonych zasad.)
- Potwierdzenie wpłat uczestników wypoczynku (Organizując akcję, w momencie zatwierdzania zebrane musi być min 50% wpłat uczestników. Potwierdzone powinno to być w postaci, wstawionego na dysk akcji, wyciągu z konta bankowego lub zestawienia wpłat.)
Preliminarz finansowy powinien być uzupełniony według wzoru udostępnionego w folderze akcji nr 9. Na preliminarzu podpis składa komendant zgrupowania oraz skarbnik okręgu (który zatwierdza oficjalnie preliminarz).
Dokładna instrukcja jak przygotować i wypełnić preliminarz, widnieje w kategorii LubWiki „Rozliczenia obozowe” w artykule 2.1 Preliminarz finansowy.
Poniżej zatwierdzanie preliminarza na dysku, w 5 krokach:
- Przygotowanie i uzupełnienie preliminarza.
- Sprawdzenie preliminarza przez Komendanta wyjazdu i zatwierdzenie go poprzez złożenie podpisu elektronicznego.
- Wysłanie podpisanego dokumentu na maila: [email protected]
- Sprawdzenie pliku przez skarbnika (wypełnienie dat oddania rozliczenia, podpis skarbnika i odesłanie pliku drogą mailową).
- Zatwierdzony plik należy wrzucić na dysk akcji.
W razie wątpliwości lub konieczności naniesienia poprawek, wszystkie informację dostaniecie drogą mailową od skarbnika.
Przypominamy, że wgrany na dysk, zatwierdzony i podpisany Preliminarz, wymagany jest w I terminie zatwierdzania akcji. Warto wziąć pod uwagę parę dni na zatwierdzenie przez skarbnika preliminarza i wgranie pliku w terminie.